|
Hvorfor ha arkivplan? Arkivforskriften §1-1 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Dokumentbehandling og arkiver er sentrale ledd i en virksomhets informasjonstjeneste. Dokumentasjonen blir ikke produsert og tatt vare på for arkivets skyld, men skal bidra til å realisere virksomhetens planer, strategier, oppgaver og ideer. Arkivtjenesten må betraktes som en integrert del av virksomhetens totale informasjonsbehandling. Alle offentlige organer skal lage arkivplaner som viser hva arkivet omfatter (Forskrift om offentlige arkiv §2-2). For å sikre tilstrekkelig dokumentasjon for forvaltningens drift, juridiske rettigheter og sikre et tilstrekkelig og representativt kildemateriale. Det blir ofte lagt fire ulike bevaringsverdier til grunn for hvorfor vi skal ta vare på et dokument. Disse er:
- Administrativt verdi, en kan ha behov for å gå tilbake og se hvordan en sak ble behandlet tidligere
- Juridisk verdi, dersom det stilles spørsmål ved måten er sak ble håndtert
- Kulturhistorisk verdi, dokumenter kan vise hvordan tendenser i samfunnet eller kart kan vise til geografiske endringer
- Rettighetsverdi, særlig i personalsaker skal man kunne finne dokumentasjon på oppfølging, behandlingsrutiner, stillingsopplysninger m.m.
Målsettinger a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn. b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem. Materiale som ikke er arkivverdig, men inneholder viktig informasjon skal plasseres i reol inne på arkivet og være lett tilgjengelig. c) Arkivet skal være sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert. d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid. Deanu gielda/Tana kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Arkivplanen skal gi en oversikt over: organisering og ansvar, lover og forskrifter, prosedyrer og rutiner, arkivserier og elektroniske systemer. Hva bør en arkivplan inneholde? En arkivplan skal fungere som et styringsdokument for retningslinjer og rutiner i arkivarbeidet, og som et oppslagsverk for de som jobber med arkiv. Dermed bør planen inneholde både rutiner og retningslinjer på hvordan arkivarbeidet i Deanu gielda - Tana kommune skal fungere, samt faglig informasjon om arkiv og hva lovverket sier om arkivering og arkivarbeid. Arkivplanen skal gi oversikt over:
- Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet
- Overordnede regler/bestemmelser som sier noe om lovverk og retningslinjer for arkiv og arkivarbeid
- Oversikt som sier noe om hvordan de papirbaserte og elektroniske arkivene i kommunen er organisert
- Rutinebeskrivelser som beskriver prosedyrer de interne rutinene for behandling av arkiv
- Arkivserier og elektroniske systemer
- Beskrivelse av rutiner og reglement for avlevering av arkivmateriale til depot
|