|
Formålet er å sikre at vi finner igjen dokumenter i sakssystemet ved søk i Public 360 Alle på arkiv/servicekontor som jobber med ferdigstilling av dokumenter. Arkivet sjekker dokumenter og filer før statusen blir endret til J=journalført.
- Gå til fane "Klar for ferdigstilling"
- Velg "Dokumenter klare for journalføring"
- Velg en av dokumentene for ferdigstilling og sjekk følgende:
- Åpne filene og sjekk om de er lesbare
- Riktig fil tilknytta dokumentet
- Dokumentdetaljene - riktig sak/ tilgangsgrupper/kode/paragraf (hjemmel).
- Korrekte, forklarende, dekkende overskrifter på dokument og filer - ta vekk f.eks: RV, SV, VS, MSG, PDF osv. Det skal alltid være lik overskrift på dokument og fila som er hoveddokument. Det blir vanskelig å søke opp dokumenter som "egentlig " heter noe annet.
- Korrekte avsender/mottakere (sjekk i kontaktkort at avsender/mottaker er registrert riktig, privat, kontakt eller virksomhet)
- Offentlig/ikke offentlig tittel
- Riktig avskjerming av mottaker/avsender
- Ta vekk alle kopimottakere som har fått dokumentet på e-post via outlook.
- Redigering av filer velg "tre prikken" bak fila - rediger egenskaper
- Redigering av dokumentopplysninger velg dokumentfunksjoner - rediger egenskaper
- For å endre dokumentstatus kan du gjøre dette ved å gå inn på dokumentfunksjoner - rediger egenskaper- eller angi dokumentstatus .
- Dokumentet er ferdigstilt ved status J-jorunalført.
|
|