|
Sendt til: (i rødt – har fått tilbakemelding) Byarkivet Stavanger.kommune.no <byarkivet@stavanger.kommune.no>; Ikarogaland.no <epost@ikarogaland.no>; Ika.ostfold Sarpsborg.com <ika.ostfold@sarpsborg.com>; Ikava Ikava.va.no <ikava@ikava.va.no>; Interkommunalt arkiv Hordaland <post@ikah.no>; Interkommunalt Arkiv Finnmark <ikaf@ikaf.no>; Kommunepost Drammen kommune <kommunepost@drmk.no>; Byarkivet Bergen.kommune.no <post.byarkivet@bergen.kommune.no>; Postmottak ikakongsberg <postmottak@ikakongsberg.no>; Postmottak Ikamr.no <postmottak@ikamr.no>; Postmottak Ikatroms.no <postmottak@ikatroms.no>; Postmottak kul.oslo.kommune.no <postmottak@kul.oslo.kommune.no>; Trondheim-byarkiv trondheim-byarkiv.postmottak@trondheim.kommune.no Spørsmål: Vi har et spørsmål som gjelder etiketter på arkivbokser: Vi registrerer arkiv i Asta, og skriver ut etikettene derfra. De kommer ut på A4-ark (3 etiketter pr ark) som må klippes til og så limes på boksene. Dette manuelle arbeidet er tidskrevende, og vi lurer på om andre IKA eller byarkiv har andre løsninger på oppgaven? Tar gjerne imot tips! Svar: IKA Hordaland: Vi skriver også ut fra ASTA på 100g kopipapir. Er det veldig mange pleier vi kutte i dem i Bergen byarkiv sin elektriske papirgiljotin. Da kan vi kutte flere hundre – kanskje tusen – etiketter på et par minutter. Jeg jobbet tidligere ved Hordaland fylkesarkiv og der hadde vi også en elektrisk papirkutter, men den var noe mindre. Minner litt om denne: http://no.huibaocorp.com/paper-cutter/electric-paper-cutter/450-mm-electric-paper-cutter.html Vi dessverre ikke funnet en annen løsning på liming. Vi tilpasser derimot ikke etiketter lengre dvs. vi pakker alt av arkivmateriale på A4 arkivbokser. Protokoller og møtebøker også. Sånn har vi funnet ut at vi sparer en del tid ved at vi slipper å tilpasse hyller og reoler. IKA Finnmark: Vi registrerer ikke i Asta, Galina har laget maler for etiketter som vi også må klippes opp og limes på boksene. Altså samme manuelle arbeidet som dere har + litt til i forhold til at registreringen av arkivet er i Excel og ikke genererer etikett-tekst. Trondheim byarkiv: Trondheim byarkiv bruker skjæremaskin for kutting (vi har en stor fra da vi hadde grafisk senter i huset, og den kan kutte flere hundre etiketter helt presist på få minutter), og pensel og bestandig lim som for å feste etikettene - det er det eneste som fungerer på lang sikt. Store objektsserier, f.eks. ordnet på gnr/bnr., bruker vi ikke tid på å etikettere - da påføres relevant info med blyant, for å spare tid. Arkiv Troms: Vi etiketterer ikke. Vår vurdering er at det tar for lang tid og skader originale protokoller. IKA Kongsberg: Hei, har akkurat grunna på det same. Supert at du tek tak i dette! Det er så mykje bortkasta tid som går til denne ‘husfliden’. Eg har freista å undersøkje ulike alternativ. Stavanger byarkiv: Vi gjør det på samme måte, får du tilbakemelding med en brilliant ide, så send det videre til oss! Godt initativ! Bergen byarkiv: Vi har dessverre ingen god løsning på dette helt enda vi heller. Arkivsenter sør (tidligere IKAVA): Vi har samme praksis, men i tillegg endrer vi på utformingen av teksten. Dette er sikkert noe vi kunne endret inne i ASTA. Det er med andre ord mye arbeid. Dersom dere får inn gode tips, vil vi gjerne høre dem! Oslo Byarkiv, Kine Skyer: Jeg har først nå sett ditt «rundskriv» hvor du ber om råd til mer effektiv etikettering. Har dessverre ingen tips til deg, vi gjøre det jo på nøyaktig samme måte som dere. Men vi snakker stadig om det, at det burde finnes enklere løsninger.. Jeg vil gjerne høre om det dersom det dukker opp et fantastisk tips fra noen andre J |