Rutiner ved driftsstans - journalføring, saksbehandling

1. Driftsstans WebSak

Hvis journal- og arkivsystemet (WebSak) er utilgjengelig, skal arkivtjenesten iverksette nødprosedyre.

Kortere driftsstans (1-2 dager):

• Journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Post fordeles ikke, unntatt i spesielle tilfeller (hastesaker), se rutinebeskrivelse nedenfor.

Lengre driftsstans (3 dager og lengre):

• Arkivansvarlig fører en foreløpig elektronisk journal på fastlagt mal som viser inn- og utgående dokument med innhold av opplysninger i samsvar med arkivlova § 2-7

2. Behandling av arkivdokumenter ved lengre driftsstans (WebSak)

Behandling av inngående dokumenter:

• Arkivtjenesten registrerer inngående dokument, både eksterne og interne i den foreløpige elektroniske journalen.

Dokumentene skannes og fordeles til saksbehandler.

Behandling av utgående dokument:

• Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller lignende, følg videre rutinebeskrivelse nedenfor

3. Driftsstans fagsystemer

Hvert fagområde må vurdere konsekvenser av antall dager med driftsstans, utfra fare for liv og helse.

• Profil: Ved driftsstans over 2 dager, journalføring manuelt
• NAV: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
• Flyktning: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
• Voksenopplæring: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
• Familie/Barnevern: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
• HsPro: Ved driftsstans over 5 dager, skrives journalføring manuelt
• SYSVAK: Rapportering av vaksinering i etterkant
• Vigilo: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
• HK-Oppvekst: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt

Saksbehandling som må utføres, skrives i MS-Word og skannes inn i fagsystem etter at systemet virker.