Arkivnøkkel

Kommunen bruker følgende arkivnøkler og arkivordningssystemer:

• K-koder, versjon 2020 - 2023. Denne arkivnøkkelen skal brukes til å registrere emnekode i journaler, og til oppstilling av saksarkivene i kommunen.
• Serieordning etter gårds- og bruksnummer blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv.
• Serieordning etter fødselsdato blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv.
• Alfabetisk serieordning etter etternavn/fornavn blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv.
• Serieordning etter saksnummer til ordning i møte- og vedtaksbøker.

Fagarkivene organiseres etter etternavn og/eller fødselsesdato. Unntaket er eiendomsarkiv som organiseres etter gards- og bruksnr.

K-Koder:

FELLESKLASSER

Fellesklassene brukes til saker som er felles for alle enheter i kommunen og som handler om kommunens egenforvaltning. Fellesklassene kan stå alene eller sammen med fagklasser og/eller tilleggskoder.
Disse er numeriske fra 0-9, med videre underoppdeling.

FAGKLASSER

Fagklassene brukes til saker som gjelder fagområdene/samfunnsoppgavene. Med andre ord om kommunens tjenester utad. De har alfabetisk inndeling fra A-Z. Bokstavene I og O er utelatt fordi de kan forveksles med tallene 1 og 0. Også fagklasser har underoppdeling for eksempel slik:

• A0 Opplæring (de enkelte områder) - Felles
• A00 Felles
• A01 Fjernundervisning
• A02 Voksenopplæring
• A03 Opplæring utenom skolen
• A04 Hospitantordning, elevutveksling
• A05 Skolegang i annen kommune/fylke
• A06 Privatskoler
• A07 Opplæring (de enkelte skoleslag) - Felles 

Fagklassene kan stå alene eller sammen med fellesklassene og/eller tilleggskodene. I kombinasjon skal alltid fellesklassene stå først.

& - TILLEGGSKODER

Tilleggskodene kan aldri stå alene. De settes bak fellesklasser og/eller fagklasser der det er naturlig med mer informasjon, for eksempel &13 Høring, uttalelse. Tilleggskoder blir ikke alltid brukt fordi de bare kan registreres saksnivå. Tidligere var det mulig å kode hvert dokument alt etter innhold.

Det er ønskelig at det benyttes alle 3 tegnene i hver kombinasjon. Dette gir større søkemuligheter, og det gjør det enklere å navigere i fysiske arkiver.

I arkiv er oppstilingen slik:

• Fellesklasse
• Fellesklasse + tilleggskode
• Fellesklasse + Fagklasse
• Fellesklasse + Fagklasse + Tilleggskode
• Fagklasse
• Fagklasse + Tilleggskode