I seksjonen ”Arkivserie” kan du dokumentere alle arkivserier hos arkivskaper. Disse skal dokumenteres i forhold til de felt som er angitt nedenfor. Under ”Søk” kan brukere søke på alle søkbare verdier i arkivserien.

I mars 2018 kom det inn ny funksjonalitet for innlegging av nye elektroniske systemer. Denne baserer seg på en liste av maler slik at du som bruker skal slippe å legge inn all informasjon manuelt. Når du trykker på knappen for "Nytt elektronisk system" vil du få opp en dialogboks som lar deg søke etter kjente elektroniske systemer. Her kan du skrive inn navn på kjente systemer, og når navnet på systemet dukker opp klikker du på det for å late inn malen. Dersom du ikke får treff på det systemet du søker etter kan du begynen å skrive "blank" for å få opp en blank mal der du manuelt kan fylle ut alle feltene selv:

Samtidig som funksjonen for elektroniske systemer fra maler ble implementert ble det gjort en oppdatering av designet for elektroniske systemer. Det har nå fått sammenleggbare seksjoner der felter er samlet i logiske grupperinger (trykk på overskriften for å åpne/lukke hver feltgruppe):

På enkelte felter ligger det inne hjelpe-ikon du kan peke på for å få opp informasjon om hvordan du skal fylle ut feltet:

Når du trykker på ”Legg til” under Systemdokumentasjon, Brukerdokumentasjon eller Metadata vil ”Bla gjennom” - funksjonen åpne seg der disse dokumentene er tilgjengelige:

Velg det dokumentet som du ønsker å legge til. Dokumentet vil da bli lagt til som vist her:

Det finnes to typer vedlegg til elektroniske systemer. Sentralt administrerte vedlegg (f.eks. brukermanual og annen type dokumentasjon som er generell for systemet) og egne vedlegg (f.eks. avtale om bruksrett o.l) som administreres av den enkelte kommune.

Sentralt administrerte vedlegg kan ikke endres eller fjernes av enkeltbrukere. Disse legges til, vedlikeholdes og evt. fjernes fra sentralt hold. Det ligger informasjon om dette på hjelpeknappen til høyre for vedlegget.

Egne vedlegg kan du som bruker legge til, endre og fjerne selv. Dette gjøres i admin-delen av arkivplan når du står på visningen av det aktuelle elektroniske systemet. Det fungere på samme måte som når du skal legge til innhold i en mappe.

Dersom alt er konfigurert riktig og du har tilgang til å legge til vedlegg vil du se en "Legg til vedlegg"-knapp i seksjonen for vedlegg. Trykk på denne og fyll ut navn på vedlegget (kommer i første kolonne av vedleggslista) og evt.en beskrivelse av hva fila inneholder. Husk å velge hvilken fil som skal lastes opp. Trykk på "Send til publisering" for å laste opp fila legge til vedlegget.

Vedlegget vil nå være tilgjengelig på lista, og fila kan lastes ned herifra. For å gjøre endringer i navn, beskrivelse eller bytte ut selve vedlegget kan du trykke på rediger-knappen til høyre for fila. Her kan du også fjerne vedlegget ved å trykke på søppelbøtta.

Når du registrerer en Arkivserie, ser et av feltene ut som følger:

Da vil du komme inn i ”Bla gjennom” - funksjonen. Denne starter i mappen for elektroniske systemer. Gå inn i mappen, og velg de(t) elektroniske systeme(t)ne som er registrert og hører til arkivserien. Elektronisk system må være registrert før du kan opprette en kobling av denne typen.

Det valgte systemet vises nå i redigeringsbildet.

Dersom du allerede har en oversikt over elektroniske systemer kan denne benyttes som grunnlag for å importere dem til arkivplan. Forutsetningen er at oversikten kan lagres som en semikolon-separert tekstfil. Denne fila kan så importeres i arkivplan

I mapper for elektroniske systemer (disse er av en egen type for formålet) vil du se en knapp for valg av import. Trykk på denne for å gå til siden for import:

For å importere trykker du først på knapen for å velge fil ("Browse" på bildet; utseende på denne knappen styres av din nettleser og kan derfor se annerledes ut hos deg). Deretter trykker du på "Importer"

Når importen er fullført vil du få opp en logg. Den vil kunne se omtrent slik ut:

Logg:

• Importprosedyre startet.
• Filen lastes opp til: var/elektroniske_system_importliste.txt
• Opprinnelig filnavn: elektroniske_system_importliste.txt
• Fila elektroniske_system_importliste.txt ble lastet opp.
• Mappe for import (id): Aktive system (250334)
• 4 kolonner definert: systemnavn, leverandor, databaseplattform, avsluttet_dato
• Importerer elektroniske systemer:
• • La til: ePhorte Elements
  • La til: Gaia HMS
  • La til: Extens
• 3 systemer importert.
• 0 systemer ble hoppet over.

Fila må være en semikolon-separert .CSV-fil, og første rad må inneholde feltidentifikatorer. Eksempel:

• Kolonner kan listes i vilkårlig rekkefølge så lenge riktig data er på samme posisjon som feltidentifikator.
• Kolonner med ikke-eksisterende feltidentifikator (f.eks. om felt-identifikator er feilstavet) blir ignorert.
• Kolonner kan være tomme. I enkelte tilfeller kan tomme verdier i importfila medføre at standardverdi for feltet benyttes.
• NB! P.t. vil ikke importen endre allerede eksisterende systemer, men opprette ett nytt system pr rad.

De ulike feltene som kan importeres er av ulike typer. Denne listen viser hvilke datatyper som støttes, og eventuelle spesielle hensyn som må tas til disse:

[Tekstlinje]
Kan inneholde en enkel linje med tekst. Linjeskift (på format \n) lagres, men vises ikke. Linjeskift (og andre usynlige tegn) kan påvirke sortering.

[Tekstblokk]
Kan inneholde flere linjer med tekst. Linjeskift legges inn som \n.

[Heltall]
Kan kun inneholde heltall. Verdi med annet innhold enn sifre 0-9 vil vanligvis gi verdi 0 (null). Ingen skilletegn for tusen.

[Dato]
Må være på enten Epoch/Unix timestamp (sekunder siden 1. januar 1970) eller YYYY-MM-DD
Eksempel, 17. mai 2020:
Epoch: 1589709600
YYYY-MM-DD: 2020-05-17

[Avkryssingsboks]
Gyldige verdier:
<tomt> = "ikke valgt"
0 (null) = "ikke valgt"
1 (en) = "valgt" (Vanligvis listet som "ja" i visningsmodus)

Listen viser alle felter som kan importeres. Klassen for elektroniske systemer kan inneholde felter som det p.t. ikke er støtte for å importere. Slike felter er ikke med på denne listen.

Innholdet i kolonnen IDENTIFIKATOR brukes i rad 1 i importfila.